Procedura zgłoszeń zewnętrznych
Jeżeli masz wiedzę, że doszło do naruszenia prawa możesz przekazać zgłoszenie zewnętrzne do Komendanta 4 Wojskowego Szpitala Klinicznego z Polikliniką SPZOZ we Wrocławiu (4. WSzKzP) poniższymi kanałami zgłoszenia, które gwarantują zachowanie poufności przekazanych informacji.
Informacje dla sygnalistów zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów zwaną dalej ustawą.
- Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.
Sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniu prawa obejmują możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie (podczas bezpośredniego spotkania) lub pisemnie w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zgłoszenie może być dokonane poprzez:
1) Wysłanie na adres: Komendant 4 Wojskowego Szpitala Klinicznego z Polikliniką SPZOZ,
ul. Rudolfa Weigla 5, 50-981 Wrocław, z dopiskiem na kopercie „Sygnalista zewnętrzny – do rąk własnych”.
2) Osobiste doręczenie do Kancelarii Głównej 4 Wojskowego Szpitala Klinicznego z Polikliniką SPZOZ, ul. Rudolfa Weigla 5, 50-981 Wrocław, z dopiskiem na kopercie „Sygnalista zewnętrzny – do rąk własnych Komendanta”.
3) Wysłanie bezpośrednio lub za pomocą formularza zgłoszeniowego na adres e-mail: sygnalistazewnetrzny@4wsk.pl
4) Na wniosek sygnalisty zgłoszenie może być dokonane ustnie, podczas bezpośredniego spotkania u Komendanta 4 Wojskowego Szpitala Klinicznego z Polikliniką SPZOZ, ul. Rudolfa Weigla 5, 50-981 Wrocław, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania takiego wniosku.
Telefon kontaktowy do ustalenia spotkania: 261 660 794.
Ostateczny wybór trybu zgłoszenia należy do sygnalisty.
Na stronie internetowej 4 Wojskowego Szpitala Klinicznego z Polikliniką SPZOZ – www.4wsk.pl oraz w BIP 4. WSzKzP znajduje się:
1) Formularz zgłoszenia naruszenia prawa.
2) Klauzula informacyjna dla sygnalisty dotycząca przetwarzania danych osobowych.
Uwaga: Zgłoszenia zewnętrzne, które są anonimowe, nie będą rozpatrywane.
- Warunki objęcia sygnalisty ochroną.
Sygnalistą zgodnie z ustawą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą/służbą.
Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach Rozdziału 2 ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
- Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego.
Komendant lub osoba go zastępująca w terminie do 7 dni od daty wpływu do 4. WSzKzP zgłoszenia zewnętrznego, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub wystąpiły uzasadnione podstawy by sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności i tożsamości sygnalisty, a także w przypadku gdy sygnalista nie podał adresu do kontaktu.
Działania następcze polegają na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz przeciwdziałaniu naruszaniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia. Działania następcze są realizowane w szczególności przez działania, o których mowa w art. 2 pkt. 1 ustawy.
W ramach działań następczych istnieje między innymi możliwość:
1) występowania do sygnalisty/osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu zwłaszcza, jeśli treści zawarte
w danym zgłoszeniu nie pozwalają w pełni na realizację celów działań następczych;
2) pozyskiwania kopii dokumentów dotyczących badania naruszenia – z poszanowaniem przepisów prawa regulujących kwestię dostępu do danej dokumentacji procedowanej
w określonym trybie postępowania;
3) odbierania wyjaśnień od osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia
w celu zgromadzenia dodatkowych informacji.
- Termin przekazania informacji zwrotnej.
Komendant lub osoba go zastępująca przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesiące od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach Komendant przekazuje informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym
6 miesięcy, o nie załatwieniu sprawy w terminie określonym w zdaniu pierwszym Komendant poinformuje sygnalistę.
- Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych.
Osoby upoważnione do pracy przy zgłoszeniach zewnętrznych w zakresie przetwarzania danych osobowych zobowiązane są do uniemożliwienia dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Zachowanie tajemnicy (w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskanych
w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych) obliguje osoby upoważnione także po ustaniu stosunku pracy/służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonały tę pracę. Obowiązek ten dotyczy także osób, które odpowiadają za przyjęcie oraz ekspedycję.
- Zasady przetwarzania danych osobowych
Przyjęta w 4 Wojskowym Szpitalu Klinicznym z Polikliniką SPZOZ we Wrocławiu procedura oraz przetwarzanie danych osobowych w związku z przyjmowaniem i procedowanymi zgłoszeniami, uniemożliwia nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnia ochronę poufności sygnalisty. Dane zawarte w zgłoszeniu przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, których dane zostały wskazane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa określa załącznik nr 2.
- Charakter działań następczych został określony w procedurze zgodnie z art. 2 pkt. 1 ustawy. Podejmowane działania będą adekwatne do opisu zdarzenia, a w przypadku wystąpienia przesłanek wskazujących na ryzyko popełnienia przestępstwa, informowane będą właściwe organy.
- Wobec sygnalisty stosuje się środki zapewniające jego ochronę, zgodnie z ustawą art. 11, 12 i 13.
- Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności określa art. 16 ustawy.
- Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego zachęcamy do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić
w ramach struktury organizacyjnej 4 Wojskowego Szpitala Klinicznego z Polikliniką SPZOZ we Wrocław, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych. - Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich
Zgodnie z ustawą Rzecznik Praw Obywatelskich przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne pod adresem:
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
Al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
Dzwoniąc na infolinię RPO obsługującą zgłoszenia zewnętrzne – tel. 800 676 676